Klient
Trofi Pack on Hollandi pakenditarnija, kus töötab umbes 50 inimest. Nad tarnivad pakkematerjale teistele ettevõtetele.
Probleem
Tellimused tulid telefoni ja e-posti teel. Iga tellimus tähendas: vasta, pane kirja, kontrolli, kas tootekood on õige, helista tagasi, kui midagi puudub, sisesta tellimus süsteemi ja saada kinnitus.
Keskmiselt 12 minutit tellimuse kohta. Kümnete tellimustega päevas koguneb see kiiresti.
Trükivead tootekoodides tõid korduvalt kaasa valesid saadetisi. Vale kaup läheb uksest välja, tuleb tagasi ja peab uuesti teele minema. Iga viga maksab rohkem aega kui algne tellimus.
Klientidel puudus ülevaade oma tellimuste ajaloost ja avatud tellimuse olekust. Nende küsimused jõudsid tellimuste lauda, nii et samad inimesed, kes tellimusi töötlesid, vastasid ka olekupäringutele.
Tulemus: tellimuste laud kulutas 60 protsenti ajast andmesisestusele ja ülejäänud 40 protsenti vigade parandamisele ja küsimustele, mida oleks saanud vältida.
Meie lähenemine
Olime kõigepealt kaks päeva tellimuste laua kõrval, et näha, kus inimesed takerdusid ja milliseid möödapääse nad ise olid välja mõelnud.
Sellest tekkis lühike nimekiri probleemidest, mille tarkvara pidi lahendama.
Lahendus: tellimustarkvarana ehitatud B2B tellimusportaal. Kliendid logivad sisse oma kontoga, näevad oma sortimenti koos sobiva hinnakirjaga ja esitavad tellimused otse süsteemi. Kohe pärast tellimist saavad nad kinnituse eeldatava tarnekuupäevaga ning avatud tellimuse olekut näevad nad igal hetkel.
Ühendasime portaali lihtsa API kaudu olemasoleva ERP-ga. ERP jäi alles ja ajaloolisi andmeid ei olnud vaja üle viia: portaalis esitatud tellimused jõuavad otse ERP-sse.
Majutame portaali oma ELi pilves, nii et Trofi Pack ei pidanud ise IT-taristut üles seadma ega haldama.
Ehitasime kuue nädalaga, kahenädalaste sprintidena. Iga sprint tõi kaks-kolm funktsiooni, mida tellimuste laua töötajad kohe testisid, ja nende tagasiside läks otse järgmisse sprinti. Lõpus polnud eraldi vastuvõtuetappi vaja: iga sprint oli juba heaks kiidetud.
Tulemus
Tellimuse töötlemise aeg: keskmiselt 12 minutilt alla 5 minuti tellimuse kohta. Võit: kontrollsamme, tagasihelistamisi ja käsitsi kinnitamist enam pole.
Trükivigu tootekoodides: null. Kliendid valivad oma sortimendist, nii et valesti trükkida pole midagi.
Kliendid vaatavad tellimuse olekut ise järele. See vähendab kõnede arvu märgatavalt.
Tellimuste laud kasutab oma aega nüüd eranditeks ja kliendisuhtluseks, mitte trükkimiseks ja vigade parandamiseks.
Hooldame portaali endiselt: igal kuul teeme väikseid parandusi selle põhjal, millega töötajad ja kliendid igapäevases kasutuses kokku puutuvad.
Tehnika
Majutatud Hetzneri andmekeskuses Saksamaal, ELi õiguse alusel.
Ühendatud kliendi ERP-ga hästi dokumenteeritud REST API kaudu, mida laiendame, kui vaja.
Kasutusel 3 kuu jooksul pärast esimest demot.