Klientas
Trofi Pack yra Nyderlandų pakuočių tiekėjas, turintis apie 50 darbuotojų. Jis tiekia pakavimo medžiagas kitoms įmonėms.
Problema
Užsakymai ateidavo telefonu ir el. paštu. Kiekvienas užsakymas reiškė: atsiliepti, užsirašyti, patikrinti, ar produkto kodas teisingas, perskambinti, jei ko nors trūko, įvesti užsakymą į sistemą ir išsiųsti patvirtinimą.
Vidutiniškai 12 minučių vienam užsakymui. Per dieną gaunant dešimtis užsakymų, tai greitai susideda.
Rašybos klaidos produktų koduose reguliariai lemdavo klaidingas siuntas. Netinkama prekė išvažiuoja, grįžta ir turi būti išsiųsta iš naujo. Kiekviena klaida kainuoja daugiau laiko nei pradinis užsakymas.
Klientai nematė nei savo užsakymų istorijos, nei atviro užsakymo būsenos. Jų klausimai atkeliaudavo į užsakymų skyrių, taigi tie patys žmonės, kurie apdorojo užsakymus, dar ir atsakinėjo į klausimus apie būseną.
Rezultatas: užsakymų skyrius 60 procentų laiko skirdavo duomenų įvedimui, o likusius 40 procentų klaidoms taisyti ir atsakinėti į klausimus, kurių buvo galima išvengti.
Mūsų požiūris
Pirmiausia dvi dienas stebėjome užsakymų skyriaus darbą, kad pamatytume, kur žmonės strigdavo ir kokius apėjimo būdus buvo patys sugalvoję.
Taip gavome trumpą sąrašą problemų, kurias programinė įranga turėjo išspręsti.
Sprendimas: B2B užsakymų portalas pagal užsakymą. Klientai prisijungia su savo paskyra, mato savo asortimentą su atitinkamu kainoraščiu ir pateikia užsakymus tiesiai į sistemą. Iškart po to gauna užsakymo patvirtinimą su numatoma pristatymo data, o atviro užsakymo būseną mato bet kuriuo metu.
Portalą paprasta API jungtimi prijungėme prie esamos ERP sistemos. ERP liko vietoje, istorinių duomenų perkelti nereikėjo: per portalą pateikti užsakymai iškart patenka į ERP.
Portalą talpiname savo ES debesyje, todėl Trofi Pack nereikėjo kurti ar prižiūrėti jokios IT infrastruktūros.
Sukūrėme per šešias savaites, dviejų savaičių sprintais. Kiekvienas sprintas davė dvi ar tris funkcijas, kurias užsakymų skyriaus darbuotojai iškart išbandė, o jų atsiliepimai iškart pateko į kitą sprintą. Priėmimo etapo pabaigoje nereikėjo: kiekvienas sprintas jau buvo patvirtintas.
Rezultatas
Užsakymo apdorojimo laikas: nuo vidutiniškai 12 minučių iki mažiau nei 5 minučių vienam užsakymui. Laimėjimas: nebėra patikros žingsnių, perskambinimų ir rankinio patvirtinimo.
Rašybos klaidos produktų koduose: nulis. Klientai renkasi iš savo asortimento, tad nėra ką parašyti klaidingai.
Klientai patys pasitikrina užsakymų būseną. Tai pastebimai sumažina skambučių skaičių.
Užsakymų skyrius dabar savo laiką skiria išimtims ir ryšiui su klientais, o ne duomenų įvedimui ir klaidų taisymui.
Priežiūrą tebeatliekame mes: kas mėnesį įdiegiame nedidelius patobulinimus pagal tai, su kuo darbuotojai ir klientai susiduria kasdien.
Technologijos
Talpinama Hetzner duomenų centre Vokietijoje, pagal ES teisę.
Prie kliento ERP prijungta per gerai dokumentuotą REST API, kurią prireikus išplečiame.
Veikia per 3 mėnesius po pirmosios demonstracijos.