Algemene voorwaarden

1. Voor wie deze voorwaarden gelden

Svare is het merk van Svare Baltics OÜ, gevestigd aan Pikk tn 7-3, 10123 Tallinn, Estland, ingeschreven in het Estse handelsregister (äriregister) onder registrikood 17542366, btw-nummer (KMKR) EE103002536, telefoon +31 6 4029 9516. Svare Baltics OÜ (hierna: “Svare” of “wij”) is bij elke overeenkomst de contractpartij, ook voor klanten buiten Estland.

Tot september 2026 gebruikten wij het merk “Svare Digital”. Waar in eerdere offertes, opdrachtbevestigingen, overeenkomsten of voorwaarden “Svare Digital” staat, wordt dezelfde partij bedoeld: Svare Baltics OÜ. De rechtspersoon, het registrikood en het btw-nummer zijn niet gewijzigd.

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle opdrachten die Svare uitvoert voor zakelijke afnemers (B2B). Svare levert uitsluitend aan bedrijven en zelfstandig ondernemers, niet aan consumenten. Consumentenwetgeving is dan ook niet van toepassing op onze dienstverlening.

Deze voorwaarden gelden als onze offerte of opdrachtbevestiging ernaar verwijst en ze als pdf zijn meegestuurd. De versie die bij de offerte zat, geldt voor die overeenkomst. Eerdere versies sturen wij op verzoek toe.

Waar in deze voorwaarden “schriftelijk” staat, bedoelen wij: in een vorm die schriftelijk te reproduceren is, zoals e-mail. Een handtekening is alleen nodig waar dat uitdrukkelijk staat.

2. Offertes en aanvaarding

Offertes van Svare zijn 30 dagen geldig vanaf de offertedatum, tenzij anders vermeld. Na die termijn vervalt de offerte en dient er een nieuwe te worden aangevraagd.

Aanvaarding van een offerte kan per e-mailbevestiging of door ondertekening. Mondelinge afspraken bevestigen wij schriftelijk binnen vijf werkdagen. Een mondelinge afspraak is pas bindend na die schriftelijke bevestiging.

Wijzigingen in de scope tijdens een lopend project worden altijd schriftelijk vastgelegd in een aanvulling op de oorspronkelijke offerte. In die aanvulling staan de gewijzigde werkzaamheden en de eventuele meer- of minderkosten die daaruit voortvloeien. Er worden geen scope-wijzigingen doorgevoerd zonder wederzijdse schriftelijke instemming.

3. Tarieven en facturatie

Prijzen worden per opdracht vastgelegd, in de offerte of de opdrachtbevestiging. Daarop zijn de overeengekomen tarieven of de vaste prijs van toepassing. Wij werken niet op basis van tijd-en-materiaal tenzij dat uitdrukkelijk en schriftelijk is afgesproken.

Bij implementaties rekenen wij per module volgens de prijslijst in de offerte. Een totaalbedrag in de offerte is een raming en niet bindend, tenzij er “vaste prijs” bij staat. Zien wij dat de raming met meer dan 10% wordt overschreden, dan melden wij dat direct en overleggen wij voordat wij verdergaan.

Facturatie verloopt als volgt:

• • Consultancy en kortere trajecten: maandelijks achteraf op basis van gewerkte uren of de overeengekomen vaste vergoeding.
• • Software-projecten met vaste prijs: bij milestones, typisch bij de start, halverwege het project, en bij oplevering.

De betaaltermijn is 14 dagen na factuurdatum. Betaalt de opdrachtgever te laat, dan is hij vanaf de vervaldatum de wettelijke vertragingsrente naar Ests recht (viivis, § 113 VÕS: de ECB-herfinancieringsrente plus acht procentpunt per jaar) verschuldigd, en de wettelijke incassovergoeding van € 40 per factuur (§ 113¹ VÕS). Hogere werkelijke incassokosten mogen wij daarnaast vorderen.

4. Uitvoering en derden

Wij rapporteren wekelijks voortgang aan de eindverantwoordelijke aan opdrachtgever-zijde. Dat hoeft geen formele rapportage te zijn. Een korte update per e-mail of een kort gesprek is voldoende. Doel is dat de opdrachtgever altijd weet waar het project staat.

Scope-wijzigingen worden schriftelijk vastgelegd voordat ze worden uitgevoerd. Er wordt niet gewerkt op basis van mondelinge aanpassingen zonder bevestiging.

Vertragingen die ontstaan door toedoen van de opdrachtgever, zoals te late aanlevering van data of input, ontoegankelijke systemen of locaties, of onvoldoende beschikbaarheid van betrokken medewerkers, verschuiven de planning maar hebben geen invloed op het overeengekomen honorarium.

Inspanning en resultaat. Bij consultancy en implementatie leveren wij de zorg van een goed vakman. Bij maatwerk met vaste prijs leveren wij wat in de offerte is omschreven. Een bedrijfsresultaat, zoals een percentage efficiencyverbetering, zeggen wij alleen toe als dat met meetbare definities in de offerte staat.

Derden. Wij mogen bij de uitvoering anderen inschakelen. Voor wie wij inzetten om óns werk te doen, zoals teamleden en freelancers, blijven wij verantwoordelijk als voor ons eigen werk, binnen de grenzen van artikel 10. Leveranciers van software en diensten die de opdrachtgever via ons afneemt, zoals Boltrics, Microsoft, de lokalisatiepartner en de hostingpartij, doen niet ons werk maar leveren hun eigen product; daarvoor gelden hun voorwaarden. Wij kiezen ze zorgvuldig. Gaat er bij hen iets mis, dan helpen wij de opdrachtgever zijn recht te halen en dragen wij daarvoor zo nodig onze aanspraken op de leverancier over.

Software van derden. Loopt een abonnement op software van Boltrics, Microsoft of een lokalisatiepartner via ons, dan zijn wij contractpartij en eerste aanspreekpunt. Op het gebruik van die software gelden ook de licentie- en gebruiksvoorwaarden van de leverancier, die wij met de offerte meesturen. Beschikbaarheid, onderhoud en wijzigingen van die software volgen de voorwaarden van de leverancier. Verhoogt de leverancier zijn prijzen, dan mogen wij dat doorberekenen met de aankondigingstermijn die in de offerte is afgesproken; de opdrachtgever mag dan tegen de ingangsdatum opzeggen.

Overdracht. Een partij draagt de overeenkomst alleen over met toestemming van de ander. Die toestemming wordt niet op onredelijke gronden geweigerd, ook niet bij overdracht van onze onderneming.

5. Oplevering, acceptatie en gebreken

Oplevering en acceptatie. Bij oplevering melden wij dat de software klaar is om te testen. De opdrachtgever test binnen 14 dagen en meldt gebreken met een beschrijving waarmee wij ze kunnen reproduceren. Kleine gebreken die het gebruik niet verhinderen, zijn geen reden om acceptatie te weigeren; wij lossen ze daarna op. Horen wij binnen 14 dagen niets, dan sturen wij een herinnering waarin staat dat de software na nog 7 dagen als geaccepteerd geldt. Ingebruikname in productie geldt als acceptatie.

Gebreken daarna. Gebreken in ons eigen werk lossen wij op zonder meerkosten, als de opdrachtgever ze binnen redelijke tijd na ontdekking meldt. Dat geldt niet voor gebreken door wijzigingen van anderen of door gebruik in strijd met de documentatie.

6. Abonnementen en SaaS-diensten

Gebruiksrecht. Voor Svare-dds, svare-timber en Bosbouw Digitaal krijgt de opdrachtgever een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht, zonder recht op sublicentie, voor toegang via de browser door het afgesproken aantal eigen gebruikers, voor zijn eigen bedrijfsvoering en voor de duur van de overeenkomst. De opdrachtgever krijgt geen kopie van de software of de broncode. Alle rechten op de software blijven bij Svare Baltics OÜ. De wettelijke opzegtermijn van één jaar voor licenties geldt niet; de opzegregeling van artikel 6 geldt.

Abonnementen. Een abonnement loopt vanaf livegang voor de looptijd die in de offerte is afgesproken en wordt daarna telkens verlengd met de periode die in de offerte is afgesproken, tenzij een partij vóór het einde opzegt met de opzegtermijn uit de offerte. Wij herinneren de opdrachtgever vóór het begin van die opzegtermijn aan de verlenging. Beide partijen kunnen direct opzeggen als de ander een wezenlijke verplichting niet nakomt en dat na een termijn van 14 dagen niet heeft hersteld.

Opschorting. Staat een factuur 30 dagen na de vervaldatum open, dan mogen wij na een aankondiging van 14 dagen de toegang opschorten. De gegevens blijven bewaard en de opdrachtgever kan ze blijven exporteren.

Beschikbaarheid en support. Wij streven naar de beschikbaarheid per maand die in de offerte is afgesproken, gepland onderhoud niet meegerekend. Support is bereikbaar op werkdagen van 07:30 tot 18:00 uur Estse tijd; daarbuiten alleen met een apart supportcontract. Fouten in ons eigen werk lossen wij op zonder meerkosten.

Gegevens in onze SaaS-diensten. De gegevens die de opdrachtgever invoert, blijven van de opdrachtgever. Hij kan ze tijdens de looptijd en tot ten minste 30 dagen na het einde van de overeenkomst exporteren in een gangbaar, machineleesbaar formaat. Wil de opdrachtgever overstappen, dan werken wij daaraan mee; de opzegtermijn daarvoor is ten hoogste twee maanden. Voor exporteren en overstappen rekenen wij geen kosten. Na de exportperiode verwijderen wij de gegevens, tenzij de wet of de volgende alinea bewaring vereist.

Svare-dds. Wij bewaren elk dossier vijf jaar vanaf de indiening van de verklaring, ook als de overeenkomst eerder eindigt, en geven de opdrachtgever in die periode op verzoek toegang of een export. De wettelijke bewaarplicht blijft bij de opdrachtgever; wij voeren de bewaring voor hem uit. Stoppen wij met de dienst, dan melden wij dat vooraf en leveren wij alle dossiers als export aan.

7. Intellectueel eigendom

7.1 Voor maatwerksoftware dragen wij de vermogensrechten van het auteursrecht op de specifiek voor de opdrachtgever ontwikkelde code over aan de opdrachtgever zodra alle facturen voor die opdracht zijn betaald. De overdracht geldt wereldwijd, voor de hele duur van het auteursrecht, voor elke wijze van gebruik (waaronder verveelvoudigen, wijzigen en verspreiden) en met het recht om sublicenties te geven. De overdracht staat in de door beide partijen (digitaal) ondertekende offerte of in een aparte ondertekende akte.

7.2 Tot de overdracht, en voor zover een overdracht om welke reden ook niet tot stand komt, heeft de opdrachtgever een exclusieve, wereldwijde licentie van dezelfde omvang, die wij niet kunnen opzeggen zolang de opdrachtgever betaalt wat hij verschuldigd is.

7.3 Morele rechten zijn naar Ests recht niet overdraagbaar. Wij staan ervoor in dat de makers toestemming hebben gegeven om de code te wijzigen, aan te vullen en zonder naamsvermelding te gebruiken.

7.4 Wij staan ervoor in dat wij van onze medewerkers en van ingeschakelde derden de rechten hebben verkregen die voor deze overdracht nodig zijn.

7.5 Generieke modules, bibliotheken en herbruikbare componenten blijven van ons. De opdrachtgever krijgt daarop een niet-exclusieve, overdraagbare licentie voor onbepaalde tijd, voor gebruik als onderdeel van de opgeleverde software. Open-sourcecomponenten blijven onder hun eigen licentie.

7.6 De opdrachtgever krijgt de broncode van zijn maatwerk op verzoek.

8. Persoonsgegevens

Verwerken wij bij de uitvoering persoonsgegevens waarvoor de opdrachtgever verantwoordelijk is, bijvoorbeeld in WMS-, QA- en dossiersystemen of bij het hosten van maatwerk, dan zijn wij verwerker. Daarvoor geldt onze verwerkersovereenkomst. Die sluiten wij bij de opdracht, vóórdat wij gegevens gaan verwerken, en zij is deel van de overeenkomst; bij strijdigheid gaat zij voor op deze voorwaarden. De lijst van subverwerkers staat in de verwerkersovereenkomst; de opdrachtgever geeft daarvoor algemene toestemming en wij melden wijzigingen vooraf.

9. Vertrouwelijkheid

Beide partijen houden vertrouwelijk wat zij van elkaar ontvangen en waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of moeten begrijpen, waaronder klantgegevens, projectdetails, onze prijslijst en onze offertes. Delen mag alleen met eigen medewerkers en met ingeschakelde derden die het voor de uitvoering nodig hebben en zelf tot geheimhouding verplicht zijn, zoals Boltrics, Microsoft en onze hostingpartij, en als de wet of een rechter het eist. Deze plicht loopt door na het einde van de overeenkomst.

Eventuele freelancers of externe medewerkers die bij klantwerk betrokken zijn, tekenen een geheimhoudingsverklaring (NDA) voordat zij toegang krijgen tot klantdata of projectinformatie.

Wij vermelden opdrachtgevers uitsluitend als referentie op onze website of in andere communicatie na expliciete schriftelijke toestemming.

10. Aansprakelijkheid

10.1 Wij spannen ons in om onze diensten goed te leveren. Wij zijn alleen aansprakelijk voor directe vermogensschade die het gevolg is van een tekortkoming die ons is toe te rekenen.

10.2 Onze totale aansprakelijkheid per kalenderjaar is beperkt tot wat de opdrachtgever in de twaalf maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de betreffende opdracht of dienst aan ons heeft betaald (exclusief btw).

10.3 Gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, boetes en aanspraken van derden vergoeden wij niet.

10.4 De opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor een eigen kopie van zijn gegevens; elke dienst heeft daarvoor een exportfunctie. Gaan gegevens verloren die wij hosten, dan herstellen wij ze op onze kosten uit de laatste back-up. Daar blijft het bij.

10.5 Wij zijn niet aansprakelijk voor storingen of fouten in diensten van derden waar onze dienst op steunt, zoals het platform van Boltrics, Microsoft, de hostingpartij en het EU-systeem TRACES. Voor de verwerking van persoonsgegevens door een subverwerker geldt de verwerkersovereenkomst; ook dan geldt het plafond van 10.2.

10.6 De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die hij invoert en voor het naleven van de wet die op hem rust. Voor de EUDR betekent dat: de opdrachtgever blijft de operator, dient zelf in en is verantwoordelijk voor de inhoud van zijn verklaring.

10.7 Een partij die schade lijdt of verwacht, meldt dat binnen dertig dagen na ontdekking schriftelijk aan de ander en beperkt de schade waar dat redelijk kan. Vorderingen tot schadevergoeding verjaren twee jaar nadat de schade is ontdekt of had moeten worden ontdekt. Dat geldt niet bij opzet.

10.8 Deze beperkingen gelden niet bij opzet of grove nalatigheid van ons, en niet waar dwingend recht beperking verbiedt.

10.9 Elk lid van dit artikel staat op zichzelf. Is één lid nietig, dan blijven de andere gelden.

10.10 Wil de opdrachtgever een hoger plafond dan in 10.2, dan kan dat tegen een opslag op de prijs. De offerte noemt die mogelijkheid; kiest de opdrachtgever er niet voor, dan geldt 10.2.

11. Wijziging van deze voorwaarden

Voor lopende abonnementen mogen wij deze voorwaarden wijzigen bij een wetswijziging, een wijziging bij een leverancier of een wijziging van de dienst. Wij sturen de nieuwe tekst ten minste 60 dagen vooraf per e-mail. Is de wijziging nadelig voor de opdrachtgever, dan mag hij tot de ingangsdatum kosteloos opzeggen tegen die datum. Voor projecten blijft de versie gelden die bij de offerte zat.

12. Rangorde en taal

Rangorde. Bij strijdigheid geldt deze volgorde: (1) de ondertekende offerte of opdrachtbevestiging, (2) de verwerkersovereenkomst, voor persoonsgegevens, (3) deze voorwaarden, (4) voorwaarden van leveranciers, voor hun software. Algemene voorwaarden van de opdrachtgever gelden alleen als wij die uitdrukkelijk hebben aanvaard.

Taal. Deze voorwaarden bestaan in het Nederlands en het Engels. Bij verschil gaat de Engelse tekst voor.

13. Geschillen en toepasselijk recht

Op alle overeenkomsten met Svare is Ests recht van toepassing.

Bij een geschil proberen partijen dit in eerste instantie in goed onderling overleg op te lossen. Als dat niet lukt, is de rechtbank van Harju (Harju Maakohus) in Tallinn bij uitsluiting bevoegd om van het geschil kennis te nemen.